Ing. Jaroslav Ploc
Vedoucí divize ITA
Komplexní systémy pro provoz organizace s možností snadné výměny a sdílením informací v projektovém týmu i pracovní skupině.
Podrobnosti
Podrobnosti
Podrobnosti
Komunikační systém je určen pro ty, kteří chtějí moderně a efektivně řídit organizaci ve státním či soukromém sektoru. Systém obsahuje nástroje pro jednoduché řízení procesů a sdílení nestrukturovaných dat.
městské úřady, právnické kanceláře, výrobní podniky, ... |
uživatelů
vyvinutých aplikací |
|
Široké portfolio modulů pro týmovou spolupráci v rámci organizace. Nabízená řešení jsou prověřena dlouholetou spoluprací se zákazníky. Řídíme se především potřebami uživatelů. Klíčová je rovněž uživatelská přívětivost, bezpečnost, optimalizace procesů, snadná rozšiřitelnost a ekonomická výhodnost.
Pro vývoj modulů je použit softwarový produkt s dlouholetou tradicí a zajištěnou budoucností, který se orientuje do oblasti groupware. Hlavními atributy platformy jsou vysoká míra zabezpečení dat, replikace, snadná rozšiřitelnost, rychlý vývoj a snadná aplikace business procesů formou workflow.
Vlastnosti:
V Kontaktech jsou evidovány kompletní informace a kontaktní údaje týkající se firem nebo osob, s nimiž v minulosti byl, v současnosti je nebo je do budoucna plánován jakýkoliv kontakt v rámci obchodních aktivit. Pod danou firmou je možné vést libovolný počet kontaktních osob, jejichž data se následně dotahují do formulářů ostatních modulů.
Přímo z Kontaktů můžeme zaznamenávat nové akvizice, obchodní aktivity, apod. s tím, že údaje, které je možné automaticky vyplnit, se přebírají z mateřského formuláře.
Na informace v modulu Kontakty můžeme nahlížet dle libovolných kritérií.
Pro obchodníky je určitě zajímavé třídit zákazníky například dle regionů, dle typu organizace (dodavatel, odběratel,…), dle oborů, případně podle dalších údajů.
Samozřejmostí je návaznost na elektronickou poštu a kalendář, tak jako u ostatních aplikací.
V rámci modulu Porady je možné plánovat, organizovat, zapisovat různé typy porad – operativní porady, porady k zakázkám (realizační), strategické porady, atp.
Porady jsou velmi úzce navázány na osobní kalendáře uživatelů a využívají komfortní plánovací funkce, jako například hledání vhodného termínu, rezervace prostředků a další. Porady podporují možnost přizvat ke každému bodu jiné účastníky, kteří pak v zápisu z porady vidí pouze informace, k nimž byli přizváni. Samozřejmostí je úzká vazba na modul Úkoly, která dokonce obsahuje možnost vygenerování všech nesplněných úkolů z předchozích porad stejného typu.
Aplikace umožňuje přehledným způsobem evidovat veškeré smlouvy (uzavřené mezi organizací a partnery), dodatky i libovolné související dokumenty.
Aplikace má vlastní WorkFlow – procesní zpracování od vzniku nové smlouvy až po její schválení.
U každé smlouvy je vidět celá její historie, včetně souvisejících dokumentů či připomínek. Mezi další možnosti patří i zvolení počtu oponentů nebo možnost rychlého podpisu.
V Úkolech jsou evidovány všechny úkoly vzniklé a sledované v rámci organizace.
Jedná se o centrální úkolovou databázi, která je lehce ovladatelná a díky níž jsou informace snadno a rychle dohledány.
Uživatel má možnost zobrazit pohled na úkoly dle zadavatelů, řešitelů, termínů, může si například zobrazit úkoly po termínu, apod.
Život každého úkolu prochází několika fázemi a je založen na monitorované a automatizované komunikaci mezi zadavatelem a řešitelem. Po nadefinování znění úkolu a jeho řešitelů je zadání odesláno.
Komunikace kolem řešení úkolu je zaznamenávána a v případě vyřešení je odeslána zpráva zadavateli - úkol je ve stavu dokončen. Zadavatel může dokončený úkol schválit, případně vrátit k přepracování s odůvodněním.
Úkoly jsou provázány s dalšími aplikacemi, jako např. Porady, Projekty, Smlouvy apod.
Pracovní list je aplikace, která umožňuje zaměstnancům jednoduchou formou žádat o dovolenou, schválení služební cesty, odchod k lékaři atp.
Zároveň dává všem přehled o tom, kdo není přítomen, z jakého důvodu a na jak dlouho. Samozřejmou součástí jsou elektronické žádanky, které jsou po vyplnění doručeny příslušnému nadřízenému. Žadateli se elektronickou poštou vrátí jeho vyjádření (schválení či
Koordinované stanovisko je aplikace, díky níž se značně urychluje a zjednodušuje připomínkovací proces. Každý dokument / žádost musí projít napříč několika odbory, které se mohou (mají) vyjádřit k dané problematice – např. stavba obytného domu, zřízení čistírny odpadních vod atd. Zodpovědný pracovník za danou žádost rozešle elektronicky žádost na příslušné odbory a zpět se mu vrátí informace, kde se chce, a jakým způsobem, k dané problematice vyjádřit. Aplikace je přímo propojena s elektronickou poštou a lze z ní i přímo zadávat úkoly spojené s daným případem.
Stanoviska lze třídit dle různých kategorií (odpovědné osoby, data, žadatele, investora atp.)
Pokrývá úřední i obchodní procesy pro řešení níže uvedených aktivit. Těmto zavedeným procesům se plně přizpůsobuje.
V této aplikaci probíhá kompletní sledování, organizování a hodnocení veškerých aktivit včetně komplexní evidence údajů o komunikaci v rámci jednotlivých případů. Mezi základní aktivity patří řízení a vedení obchodních aktivit, projektů, dotací, kauzy, výběrová řízení, stavební a projekční řízení, veškeré schvalovací procesy, komunikace s nadřízenými úřady, jinými úřady státní správy i s podnikatelskými subjekty. Všechny zaznamenané informace jsou řazeny do elektronických šanonů a subšanonů a jejich průběh zaznamenává vývojový strom.
V Aktivitách uživatelé ocení provázanost s jejich elektronickou poštou a především s osobními kalendáři. Zmíněná provazba obsahuje škálu upozorňovacích mechanismů, které vedou každého úředníka v jeho práci. Vzniklá podrobná dokumentace zabezpečuje případné bezproblémové předání případu jinému úředníkovi – umožňuje tak zastupitelnost.
Stěžejní modul určený pro právní kanceláře, exekutory apod.
Jedná se o časový, úkonový a Cash Flow přehled causy.
Ke každému spisu lze připojovat dokumenty, písemnosti, emailovou poštu, úkoly. Lhůty jsou spojeny s konkrétním spisem a propojeny s osobním kalendářem uživatele s možností upozornění na vypršení lhůty. Přímo z formuláře klienta lze vytvořit úkol, založit nový spis, či si nastavit výstrahu do kalendáře.
Dle výkazů lze sledovat činnost dle zaměstnanců, pořizovat tiskové výstupy jako podklad pro fakturaci. Lze evidovat různé druhy odměn – hodinovou, úkonovou, paušál, tarif.
Modul používá právnická kancelář roku 2015.
Aplikace je určena pro správu a evidenci měřidel a obsahuje soubor volně definovaných číselníků. Například pro hlavní parametry měřidel, vlastní karty měřidel, záznamy o externích a interních kalibracích včetně kalibračních návodek. Databáze vytváří komfortní pracovní prostředí pomocí aktuálních sestav, které sledují důležité stavy v metrologickém procesu. Jedná se zejména o měřidla s prošlou kalibrační lhůtou, měřidla zapůjčená, vyřazená či před kalibračním procesem. Správce měřidel má vždy k dispozici kategorizovaný přehled stavů měřidel a může tak efektivně řídit metrologické procesy. Celý proces je datumově automatizován, což znamená, že hlavní termíny jsou dle nastavení automaticky hlídány a před jejich vypršením je správce měřidel informován.
Systém doplňuje firemní infrastrukturu o řešení, které nabízí snadnou výměnu informací mezi lidmi, sdílení informací v projektovém týmu i dlouhodobé pracovní skupině. Používání systému jako podnikové sociální sítě umožňuje rychlý přístup k požadovaným informacím, ať už je jejich zdrojem dokument, expert na danou oblast nebo pracovní skupina. Pro organizaci je výhodou, že informace jsou uloženy bezpečně ve firemním prostředí a jsou k dispozici i po té, co jejich autoři organizace opustí – dochází tak k uchování důležitých znalostí a budování tzv. Enterprise knowledge.
Aktivita je místo, jehož prostřednictvím mohou lidé zabývající se určitým projektem sdílet informace, přiřazovat úlohy a sdílet prostředky, například soubory, nástroje a weby. Pomocí aktivit lze uspořádat obsah a stanovit priority úloh souvisejících s cílem určitého projektu.
Komunita poskytuje uživatelům prostředky, aby mohli být v kontaktu, sdílet informace a vyměňovat si nápady. Komunity představují výborný způsob zapojení členů do projektového týmu, organizace pracovníků pro vývoj nové technologie nebo seskupení osob sdílejících společný zájem.
Založení komunity vám může pomoci s vybudováním hodnotného úložiště informací a znalostí z určité tematické oblasti. Kromě sdílení souborů, záložek a jiných informačních zdrojů mohou členové, kteří potřebují vyřešit konkrétní problém, zasílat dotazy do komunitních diskusních fór, což je další vynikající způsob využití znalostí komunity. Odborníci v komunitě mohou odpovídat na dotazy a dělit se o své názory s jinými členy.
Vymezený prostor v rámci komunity lze vytvořit v tzv. Subkomunitách
Nástroj Soubory umožňuje vám i dalším uživatelům snadno odesílat, uspořádávat a sdílet soubory či spolupracovat na jejich úpravách.
Možnosti:
Fórum je elektronický diskusní panel, kde mohou uživatelé vznášet dotazy, sdílet zkušenosti a diskutovat o společných zájmech. Fóra představují skvělý způsob vytváření sociálních sítí a posilování společného vnímání komunity. Navíc vám mohou pomoci rozvíjet zájmové skupiny se zaměřením na konkrétní témata.
Rozšířené nastavení (Označit toto téma jako otázku) - čeká na odpověď
Přístup k adresáři vám umožňuje najít osoby a zjistit, na jakých projektech pracují, jaké mají odborné znalosti a zájmy. Najdete-li osobu, jejíž schopnosti se vám hodí, přidejte ji do své sítě. Nezapomínejte průběžně udržovat v aktuálním stavu svůj profil a osobní informace v něm, jako například kontaktní údaje a fotografii.
Wikiweb představuje kolekci upravitelných stránek na stejné téma a určitý tým ho používá ke spolupráci na obsahu vztahujícímu se k danému tématu.
Vlastník wikiwebu wikiweb vytvoří, přiřadí mu název, přidá jeho popis a značku a určí počáteční členy. V závislosti na přístupovém oprávnění mohou členové wikiweb číst, přidávat nebo upravovat stránky a přidávat komentáře. Hledání v rámci Wikiwebu.
Služba Záložky je sadou sociálních nástrojů pro tvorbu záložek, které slouží k ukládání, uspořádání a sdílení záložek pro Internet i intranet.
Záložky shromážděné pomocí služby Záložky jsou ukládány v centrálním úložišti kvůli pohodlí a kvůli možnosti sdílení některých nebo všech záložek s ostatními a zobrazení jiných kolekcí záložek. V pracovním prostředí tento nástroj představuje vhodný způsob sdílení zkušeností.
Služba Záložky poskytuje nástroje k vyhledávání informací o záložce nebo o vlastníkovi záložky a prostředky ke sdílení informací v rámci podniku nebo k připojení k jiným uživatelům s podobnými zájmy nebo potřebnými zkušenostmi.
Aplikace umožňuje sledování toku dat pro příchozí a odchozí poštu uvnitř i vně organizace.
Pošta je středobodem týmové práce. Je propojena se všemi dostupnými moduly pro spolupráci.
Tzv. „žluté čtverečky“ LINKY přenesou uživatele přímo na dokument, ze kterého je vyzván spolupracovat na úkolu, projektu či jiné činnosti.
Kalendář je aplikace, kterou využívají stávající moduly týmové spolupráce. Přenášejí se do něj schválené nepřítomnosti, termíny pro řešení projektů, caus, úkolů. Má vlastní upozorňovací mechanismy pro osobní připomenutí. Jednotlivé položky lze upravovat, přesouvat.
Široké portfolio modulů pro týmovou spolupráci v rámci vaší organizace.
Nejlepší referencí je spokojený zákazník.