Týmová spolupráce

Přehled

Pro vývoj modulů je použit softwarový produkt s dlouholetou tradicí a zajištěnou budoucností, který se orientuje do oblasti groupware. Hlavními atributy platformy jsou vysoká míra zabezpečení dat, replikace, snadná rozšiřitelnost, rychlý vývoj a snadná aplikace business procesů formou workflow.

Vlastnosti:

• Systém pro interní spolupráci a řízení organizace
• Záleží na typu organizace – moduly jsou volně kombinovatelné
• Komplexní řešení poštovní agendy
• Práce se neodehrává v emailech, ale v modulech
• Email slouží jako zprostředkovatel
• Email slouží k informování a ne k tvorbě a řízení
• Řízení událostí pomocí kalendářů
• Vedení projektů a management dokumentů
• Evidence komunikačních činností
• Vzájemná zastupitelnost uživatelů
• Nestrukturovaná data měníme na strukturovaná
• Vývojové stromy aktivit
• Vzájemná provázanost modulů
• Puzzle efekt
• Možnost tvorby vlastních aplikací
• Integrované WorkFlow procesy
• Jednotné komunikační a groupwarové funkce

Kontakty

V Kontaktech jsou evidovány kompletní informace a kontaktní údaje týkající se firem nebo osob, s nimiž v minulosti byl, v současnosti je nebo je do budoucna plánován jakýkoliv kontakt v rámci obchodních aktivit. Pod danou firmou je možné vést libovolný počet kontaktních osob, jejichž data se následně dotahují do formulářů ostatních modulů.

Přímo z Kontaktů můžeme zaznamenávat nové akvizice, obchodní aktivity, apod. s tím, že údaje, které je možné automaticky vyplnit, se přebírají z mateřského formuláře.

Na informace v modulu Kontakty můžeme nahlížet dle libovolných kritérií.

Pro obchodníky je určitě zajímavé třídit zákazníky například dle regionů, dle typu organizace (dodavatel, odběratel,…), dle oborů, případně podle dalších údajů.

Samozřejmostí je návaznost na elektronickou poštu a kalendář, tak jako u ostatních aplikací.

Porady

V rámci modulu Porady je možné plánovat, organizovat, zapisovat různé typy porad – operativní porady, porady k zakázkám (realizační), strategické porady, atp.

Porady jsou velmi úzce navázány na osobní kalendáře uživatelů a využívají komfortní plánovací funkce, jako například hledání vhodného termínu, rezervace prostředků a další. Porady podporují možnost přizvat ke každému bodu jiné účastníky, kteří pak v zápisu z porady vidí pouze informace, k nimž byli přizváni. Samozřejmostí je úzká vazba na modul Úkoly, která dokonce obsahuje možnost vygenerování všech nesplněných úkolů z předchozích porad stejného typu.

Smlouvy

Aplikace umožňuje přehledným způsobem evidovat veškeré smlouvy (uzavřené mezi organizací a partnery), dodatky i libovolné související dokumenty.

Aplikace má vlastní WorkFlow – procesní zpracování od vzniku nové smlouvy až po její schválení.

U každé smlouvy je vidět celá její historie, včetně souvisejících dokumentů či připomínek. Mezi další možnosti patří i zvolení počtu oponentů nebo možnost rychlého podpisu.

Úkoly

V Úkolech jsou evidovány všechny úkoly vzniklé a sledované v rámci organizace.

Jedná se o centrální úkolovou databázi, která je lehce ovladatelná a díky níž jsou informace snadno a rychle dohledány.

Uživatel má možnost zobrazit pohled na úkoly dle zadavatelů, řešitelů, termínů, může si například zobrazit úkoly po termínu, apod.

Život každého úkolu prochází několika fázemi a je založen na monitorované a automatizované komunikaci mezi zadavatelem a řešitelem. Po nadefinování znění úkolu a jeho řešitelů je zadání odesláno.

Komunikace kolem řešení úkolu je zaznamenávána a v případě vyřešení je odeslána zpráva zadavateli - úkol je ve stavu dokončen. Zadavatel může dokončený úkol schválit, případně vrátit k přepracování s odůvodněním.

Úkoly jsou provázány s dalšími aplikacemi, jako např. Porady, Projekty, Smlouvy apod.

Pracovní list / Nepřítomnost

Pracovní list je aplikace, která umožňuje zaměstnancům jednoduchou formou žádat o dovolenou, schválení služební cesty, odchod k lékaři atp.

Zároveň dává všem přehled o tom, kdo není přítomen, z jakého důvodu a na jak dlouho. Samozřejmou součástí jsou elektronické žádanky, které jsou po vyplnění doručeny příslušnému nadřízenému. Žadateli se elektronickou poštou vrátí jeho vyjádření (schválení či 

Koordinované stanovisko

Koordinované stanovisko je aplikace, díky níž se značně urychluje a zjednodušuje připomínkovací proces. Každý dokument / žádost musí projít napříč několika odbory, které se mohou (mají) vyjádřit k dané problematice – např. stavba obytného domu, zřízení čistírny odpadních vod atd. Zodpovědný pracovník za danou žádost rozešle elektronicky žádost na příslušné odbory a zpět se mu vrátí informace, kde se chce, a jakým způsobem, k dané problematice vyjádřit. Aplikace je přímo propojena s elektronickou poštou a lze z ní i přímo zadávat úkoly spojené s daným případem.

Stanoviska lze třídit dle různých kategorií (odpovědné osoby, data, žadatele, investora atp.)

Projekty / Aktivity

Pokrývá úřední i obchodní procesy pro řešení níže uvedených aktivit. Těmto zavedeným  procesům se plně přizpůsobuje.

V této aplikaci probíhá kompletní sledování, organizování a hodnocení veškerých aktivit včetně komplexní evidence údajů o komunikaci v rámci jednotlivých případů. Mezi základní aktivity patří řízení a vedení obchodních aktivit, projektů, dotací, kauzy, výběrová řízení, stavební a projekční řízení, veškeré schvalovací procesy, komunikace s nadřízenými úřady, jinými úřady státní správy i s podnikatelskými subjekty. Všechny zaznamenané informace jsou řazeny do elektronických šanonů a subšanonů a jejich průběh zaznamenává vývojový strom.

V Aktivitách uživatelé ocení provázanost s jejich elektronickou poštou a především s osobními kalendáři. Zmíněná provazba obsahuje škálu upozorňovacích mechanismů, které vedou každého úředníka v jeho práci. Vzniklá podrobná dokumentace zabezpečuje případné bezproblémové předání případu jinému úředníkovi – umožňuje tak zastupitelnost.

Causy

Stěžejní modul určený pro právní kanceláře, exekutory apod.
Jedná se o časový, úkonový a Cash Flow přehled causy.
Ke každému spisu lze připojovat dokumenty, písemnosti, emailovou poštu, úkoly. Lhůty jsou spojeny s konkrétním spisem a propojeny s osobním kalendářem uživatele s možností upozornění na vypršení lhůty. Přímo z formuláře klienta lze vytvořit úkol, založit nový spis, či si nastavit výstrahu do kalendáře.
Dle výkazů lze sledovat činnost dle zaměstnanců, pořizovat tiskové výstupy jako podklad pro fakturaci. Lze evidovat různé druhy odměn – hodinovou, úkonovou, paušál, tarif.

Modul používá právnická kancelář roku 2015.

Měřidla

Aplikace je určena pro správu a evidenci měřidel a obsahuje soubor volně definovaných číselníků. Například pro hlavní parametry měřidel, vlastní karty měřidel, záznamy o externích a interních kalibracích včetně kalibračních návodek. Databáze vytváří komfortní pracovní prostředí pomocí aktuálních sestav, které sledují důležité stavy v  metrologickém procesu. Jedná  se zejména o měřidla s prošlou kalibrační lhůtou, měřidla zapůjčená, vyřazená či před kalibračním procesem. Správce měřidel má vždy k dispozici kategorizovaný přehled stavů měřidel a může tak efektivně řídit metrologické procesy. Celý proces je datumově automatizován, což znamená, že hlavní termíny jsou dle nastavení automaticky hlídány a před jejich vypršením je správce měřidel informován.

Pošta

Aplikace umožňuje sledování toku dat pro příchozí a odchozí poštu uvnitř i vně organizace.

Pošta je středobodem týmové práce. Je propojena se všemi dostupnými moduly pro spolupráci.

Tzv. „žluté čtverečky“ LINKY přenesou uživatele přímo na dokument, ze kterého je vyzván spolupracovat na úkolu, projektu či jiné činnosti.

Kalendář

Kalendář je aplikace, kterou využívají stávající moduly týmové spolupráce. Přenášejí se do něj schválené nepřítomnosti, termíny pro řešení projektů, caus, úkolů. Má vlastní upozorňovací mechanismy pro osobní připomenutí. Jednotlivé položky lze upravovat, přesouvat.